Zoals de meeste leden weten, hebben we als vereniging een nare periode achter de rug. Daarnaast is het bestuur nog steeds niet compleet. Ondanks meerdere oproepen zijn niet alle bestuursfuncties vervuld. Dat legt druk op de bestuursleden die er wel zitten. We hopen echt dat daar snel verandering in komt.
Intussen zoeken we naar manieren om het bestuur te ontlasten. Een deel van die hulp komt van jullie. Leden oliën de banen of helpen bij het organiseren van activiteiten. Als bestuur zijn we daar heel blij mee.
Sinds eind september krijgt het bestuur ook hulp van een andere kant: de Bestuursplanner.
Wat de Bestuursplanner doet
De Bestuursplanner is eenvoudige software die het bestuur gebruikt op de computer of op de telefoon. Alles wat het bestuur in een seizoen moet regelen staat erin. Denk aan de ALV, de kascontrole, de verenigingskampioenschappen, de zomerleague en het contact met de NBF. Bij elke taak staat wie hem oppakt en wanneer hij klaar moet zijn.
Vanaf die datum rekent de planner terug. Zo komt elk onderwerp op tijd op de agenda van de bestuursvergadering. Die agenda stelt de planner zelf samen. Een week voor de vergadering staat hij bij alle bestuursleden in de mail. Verslagen en besluiten staan voortaan op één plek.
In de video hieronder zie je in een minuut hoe het werkt.
Wat merk je ervan?
Voor het bestuur betekent het vooral rust. Er glipt minder tussendoor en er is meer tijd om onderwerpen goed voor te bereiden. Komt er een nieuw bestuurslid bij, dan staat alles al klaar. Die hoeft niet zelf uit te zoeken wat er wanneer moet gebeuren.
Als lid merk je het vooral aan de informatie die je krijgt. Op de website staat die op tijd en compleet. De oproep voor de ALV komt op tijd, met alle stukken erbij. Over inschrijving, opzegging en leaguegeld is er duidelijkheid. Neemt het bestuur een besluit dat de leden aangaat, dan krijgt contentbeheerder (Bas), die de berichten op onze website plaatst, daar direct een taak voor. Zo vergeet hij ook niets.
In de video zie je er meer over.
Help je mee?
De planner neemt het bestuur veel uitzoekwerk uit handen. Maar de taken zelf moeten nog steeds door mensen worden gedaan. Daarom vragen we je om mee te helpen.
Misschien is een bestuursfunctie iets voor jou. De drempel is lager dan je denkt. In de Bestuursplanner zie je meteen welke taken bij je functie horen en wanneer ze klaar moeten zijn. Je begint dus niet met een lege la.
Een bestuursfunctie past niet bij iedereen. Dat is prima. Ook een paar uur meehelpen bij een toernooi of bij het oliën van de banen scheelt het bestuur veel werk.
Elke bijdrage komt uiteindelijk alle leden ten goede. Hoe minder het bestuur alleen hoeft te doen, hoe meer tijd er overblijft voor de vereniging zelf.
Wil je helpen of wil je eerst meer weten? Spreek een van de bestuursleden aan op de baan of mail naar secretaris@bvlelystad.nl.
Alvast bedankt!
Het bestuur